Les registres imposés par le droit du travail

Outre les registres comptables et les registres imposés par le droit de sociétés (registre des décisions prises en assemblées générales, registre des bénéficiaires effectifs, registre des procès-verbaux d’assemblées générales, registre de présence aux conseils, registre des mouvements de titres, registres relatifs à la protection des données personnelles) qui font l’objet d’articles sur le site Légicité, les entreprises doivent également tenir à jour plusieurs registres obligatoires liés au droit du travail français, qui a la particularité d’être l’un des plus denses en Europe. 

Les principaux registres sont le registre unique du personnel, le livre de paie, le registre du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) et le registre des délégués du personnel.

Les registres du droit du travail doivent être tenus chronologiquement, sans blancs, lacunes, ratures, surcharges, ni apostilles.

Il est à noter que ces registres peuvent être tenus sur un support papier ou un support informatique. 

Il faut également prévoir des garanties de contrôle concernant ces registres puisque l’entreprise doit notamment assurer de manière continue un accès aux fichiers et la disponibilité des informations.

Le registre unique du personnel

Le registre unique du personnel doit être tenu à jour dans chaque établissement (et non au siège) et ce, quel que soit l’effectif de l’entreprise. Les travailleurs à domicile sont également pris en compte dans ce registre.

Ce registre contient par ordre d’embauche les noms et prénoms, nationalité, date de naissance, sexe, emploi et qualification, type de contrat (temps partiel CDD, apprenti, temporaire), date d’entrée et de sortie du salarié au moment de l’embauche.

Pour les travailleurs étrangers, il faut indiquer des informations supplémentaires telles que le type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail (la photocopie de ces documents doit être en annexe du registre).

Pour les stagiaires, il faut indiquer les nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et prénoms du tuteur, lieu de présence du stagiaire.

Les mentions doivent être effectuées de façon indélébile. Le cas contraire, le registre ne sera pas valable.

Le registre peut être tenu de manière électronique. Il doit être conservé 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l’établissement.

Ce registre est mis à disposition de certaines personnes notamment les délégués du personnel, les inspecteurs et contrôleurs du travail et de la Sécurité sociale.

Dans l’hypothèse où ce registre n’est pas tenu correctement, l’entreprise devra payer une contravention de 4ème classe, correspondant à un montant de 750 €, appliqué autant de fois qu’il y a de salariés concernés.

Le livre de paie

Le livre de paie est un ancien registre obligatoire des entreprises. Depuis 1998, la loi oblige les entreprises à conserver un double des bulletins de paie qu’elle émet pour ses salariés, sur le lieu de travail de l’employé.

Le livre de paie est un récapitulatif annuel global ou détaillé des données retrouvées dans les bulletins de paie (total d’heures effectuées, salaire brut, salaire net, convention collective applicable, cotisations aux CSG, CRDS, charges sociales et patronales).

Le livre de paie a été supprimé, il n’est donc plus obligatoire. Toutefois, l’employeur doit conserver les bulletins de salaires sous format papier ou électronique pendant 5 ans au moins.

Le document unique d’évaluation des risques

Le document répertorie tous les dangers relatifs à la sécurité et à la santé des salariés. Le but est d’analyser les risques encourus par les salariés dans le cadre de leur travail.

Le document d’évaluation des risques doit être mis à la disposition des travailleurs, des membres du Comité social et économique, du médecin du travail, de l’inspection du travail, des services de prévention des organismes de sécurité sociale, des organismes professionnels de santé, de sécurité et des conditions de travail et, le cas échéant, des inspecteurs de la radioprotection.

Il doit être tenu à jour, au minimum, tous les ans, ou plus souvent en cas de modification des conditions de travail.

Dans l’hypothèse où ce registre n’est pas tenu correctement, l’entreprise s’expose à une contravention de 5ème classe équivalent à un montant de 1.500 € (ou 3.000 € en cas de récidive) pour défaut de transcription ou de mise à jour et à une contravention de 3ème classe (soit 450 €) pour défaut de présentation du document à l’inspecteur du travail.

Le registre obligatoire des contrôles de sécurité

L’entreprise doit tenir à jour un registre des contrôles de sécurité effectués dans l’entreprise. Ce registre recense les vérifications et les contrôles effectués dans le but d’assurer la sécurité dans l’entreprise. 

Ce registre doit être conservé minimum pendant 5 ans.

Il doit être mis à la disposition du Comité social et économique, du médecin du travail, des inspecteurs et contrôleurs du travail et de Sécurité sociale.

Dans l’hypothèse où ce registre n’est pas tenu correctement, l’entreprise s’expose à une contravention de 4ème classe (750 €) autant de fois qu’il y a de personnes employées dans des conditions susceptibles d’être sanctionnées, et à une contravention de 3ème (soit 450 €) classe pour défaut de présentation du registre à l’inspecteur du travail.

Le registre des accidents du travail bénins

La CRAM (caisse régionale d’assurance maladie) ou la CARSAT (caisse d’assurance retraite et de la santé au travail) peut autoriser (sous conditions figurant à l’article D. 441-1 du CSS) un employeur à remplacer la déclaration des accidents n’entraînant ni arrêt de travail, ni soins médicaux par une inscription sur un registre ouvert à cet effet.

L’employeur inscrit sur le registre, dans les 48 heures, non compris les dimanches et jours fériés, les accidents du travail de son personnel n’entraînant ni arrêt de travail, ni soins médicaux donnant lieu à une prise en charge par les organismes de sécurité sociale. Il est indiqué sur le registre le nom de la victime, la date, le lieu et les circonstances de l’accident, la nature et le siège des lésions assortis du visa du donneur de soins ainsi que les autres éléments devant figurer sur la déclaration d’accident du travail. La victime signe le registre en face des indications portées par l’employeur. Le médecin du travail peut consulter le registre

L’employeur est tenu d’en aviser le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT).

Ce registre doit être mis à la disposition de ce comité, des agents de contrôle des caisses et de l’autorité compétente de l’État.

La sanction pour non tenue du registre est le retrait de l’autorisation de tenue d’un registre pour une des raisons énumérées à l’article D.441-4 du Code de la sécurité sociale ainsi qu’une contravention de 3^ème classe (soit 450 €) en cas de défaut de présentation du registre à l’inspecteur du travail.

Le registre des délégués du personnel

Ce registre contient l’ensemble des notes écrites exposant les demandes des délégués du personnel et les réponses de l’employeur.

L’absence de ce registre constitue un délit d’entrave, pouvant être sanctionné d’une amende de 7 500€.

Le registre des repos hebdomadaires particuliers

Nom des salariés soumis à un régime particulier et caractéristiques du repos (le jour et les fractions de journées choisies pour le repos).

L’inscription des salariés récemment embauchés sur le registre spécial est obligatoire après un délai de 6 jours.

Le non-établissement de documents nécessaires au décompte de la durée de travail, des repos compensateurs acquis et de leur prise effective est puni d’une contravention de 4ème classe, soit 750 €.

Le registre de consignation des alertes en matière de santé publique et d’environnement

La mise en place de ce registre est rendue obligatoire depuis le 1er avril 2014, et vise les produits ou procédés de fabrication utilisés par l’établissement qui présentent un risque grave pour la santé publique ou l’environnement. Il est conseillé de notifier toute information utile à l’appréciation du danger notifié. S’il y a une divergence entre le salarié, le CHSCT et l’employeur sur le risque notifié et qu’il y a un risque avéré, il est possible de saisir le préfet du département. En cas de dénonciation calomnieuse, la sanction peut aller jusqu’à 5 ans d’emprisonnement et 45.000 euros d’amende maximum.

Le registre des exercices incendie

Le registre des exercices d’évacuation d’incendie concerne les établissements recevant du public de type R (locaux d’enseignement et de formation, centres de loisirs et de vacances, internats du primaire et du secondaire, crèches, écoles maternelles, jardins d’enfants).