Les registres obligatoires issus du droit des sociétés

Toute entreprise a l’obligation de tenir plusieurs registres sociaux en raison de règles issues du droit des sociétés. Des registres comptables et des registres imposés par le droit du travail doivent également être respectés par les entreprises et font l’objet d’autres articles sur le site Légicité.

Concernant les registres imposés par le droit de sociétés, il faut garder à l’esprit que les délibérations faites lors des assemblées d’associés ou d’actionnaires ou des organes de direction des sociétés anonymes doivent être obligatoirement constatées par des procès-verbaux établis sur des registres spéciaux. Ces registres obligatoires doivent être conservés au siège social. D’autres registres doivent également être tenus à jour par les entreprises. Cet article reprend les registres les plus importants.

Les feuilles de présence aux assemblées générales

Des feuilles de présence doivent être établies lors de chaque assemblée générale. 

Elles doivent être émargées par les actionnaires ou associés présents ainsi que par les éventuels mandataires. Elles doivent comporter les nom, prénom, domicile des actionnaires présents, représentés ou votant par correspondance, le nombre de droits sociaux détenus par chacun d’entre eux ainsi que le nombre de voix attachés à ceux-ci.

La tenue des feuilles de présence est obligatoire dans les sociétés anonymes.

Nota bene : Il est également obligatoire de conserver l’annexe sur les conventions réglementées pour les sociétés à associé unique et le rapport spécial pour les sociétés pluripersonnelles.

Le registre des décisions prises en assemblées générales

Le registre retranscrivant les décisions qui sont prises en assemblées générales est obligatoire quelle que soit la société concernée. Cela vaut aussi pour les entreprises unipersonnelles à responsabilité limitée ou les sociétés par actions simplifiée unipersonnelle où les décisions de l’associé unique sont retracées par écrit.

Dans ce registre, il doit être noté par écrit la totalité des décisions prises durant toute la vie de la société.

Pour être valide, le registre doit être en plus au préalable paraphé (pour éviter toute falsification et donner date certaine) et côté (numérotation des pages du livre, du registre ou du répertoire) soit par un juge du tribunal de commerce, soit par un juge du tribunal d’instance soit par le maire de la commune du siège social. Le coût à prévoir n’est pas très important (moins de 3 € TTC par livre, plus les frais d’envoi), sauf si cela est fait via la mairie où cela est gratuit.

Le registre des bénéficiaires effectifs

Le registre des bénéficiaires effectifs provient d’une loi d’août 2017 qui s’impose à toutes les sociétés.

Ce registre a pour fonction de désigner les personnes qui exercent un contrôle réel de la société, appelées « bénéficiaires effectifs ».

Le registre des procès-verbaux d’assemblées générales

Un procès-verbal doit également être établi après chaque assemblée générale. Un formalisme précis doit être respecté puisque ce procès-verbal doit être signé par chacun des associés présents dans une société en nom collectif ou une société en commandite simple, par le(s) gérant(s) dans une société à responsabilité limitée et enfin par les membres du bureau dans une société anonyme. Dans une société anonyme, le procès-verbal doit être signé par le président de séance et au moins un autre administrateur.

Le procès-verbal doit contenir les mentions suivantes :

–   la date de l’assemblée générale ;

–   le lieu de l’assemblée générale ;

– les noms et prénoms du président de séance ainsi que des associés ou administrateurs présents et représentés avec le nombre de parts sociales ou d’actions détenues par ceux qui participent au vote (ils peuvent être également selon les cas représentés, excusés ou absents) ;

–       l’objet de la réunion

–       les rapports soumis à l’assemblée ;

–       le résumé des débats ;

–       les textes des résolutions mises en voix ;

–       le résultat des votes.

Nota bene : Les procès-verbaux réalisés doivent être établis sur un registre qui devra être obligatoirement coté et paraphé par le greffe du tribunal de commerce, un juge du tribunal d’instance, ou par le maire de la commune du siège social.

Le registre de présence aux conseils

Dans les sociétés anonymes, il est obligatoire de tenir un registre de présence. Les administrateurs ou les membres du conseil de surveillance doivent signer ce registre de présence à chaque séance du conseil en indiquant leur nom afin de garder une traçabilité de la présence aux réunions du conseil d’administration. Les administrateurs ou les membres du conseil de surveillance peuvent assister aux réunions en présentiel ou par d’autres moyens de communication tels que la visioconférence.

Nota bene : Il ne faut pas confondre le registre de présence aux conseils et celui des procès-verbaux de conseil car ils sont bien distincts.

Le registre des mouvements de titres

Au sein des sociétés anonymes n’ayant pas plus de 100 actionnaires, il est obligatoire de tenir un registre des mouvements de titres.

Ce registre constate par ordre chronologique les modifications dans la propriété des titres et dans certains cas, s’il est nécessaire les nantissements des titres.

Ce registre contient ainsi certaines informations telles que :

–       la date du mouvement de titres ;

–       la nature du mouvement ;

–       la quantité de titres faisant l’objet d’un mouvement ;

–       le nom ou la dénomination sociale du titulaire (avec son numéro d’identification) ;

–       le nom ou la dénomination sociale du bénéficiaire des titres.

Les registres relatifs à la protection des données personnelles

Depuis l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) le 25 mai 2018, certains registres relatifs au traitement des données personnelles sont devenus obligatoires pour les entreprises.

Il est donc obligatoire de tenir tout d’abord un registre qui recense les activités de traitement informatiques de l’entreprise apportés aux données et également un registre qui recense les activités de traitement pour lesquelles l’entreprise sous-traite l’utilisation de données personnelles.

Ces registres doivent impérativement mentionner les modalités des traitements effectués par l’entreprise telles que les données personnelles visées, la durée de conservation appliquée, le fondement juridique du traitement de donnée, l’objectif sous-tendant le traitement, les mesures de sécurité entourant le traitement.