Comment réussir une location de salle de réunion ?

Dans une entreprise, l’externalisation de certaines activités peut avoir un grand impact positif sur leur réussite et sur les employés. En effet, entre autres, sortir des locaux habituels stimule la créativité et renforce la cohésion entre les membres d’une équipe.

Il est donc conseillé à certaines occasions de tenir des réunions ou d’autres activités hors de ses locaux. Cependant, une salle de réunion ne se choit pas au hasard. En effet, il est primordial de tenir compte de certains critères pour réussir ce choix.

Découvrez ici l’essentiel à savoir pour réussir la location d’une salle de réunion !

Le type d’activité à réaliser

La location d’une salle de réunion doit absolument tenir compte de l’activité à réaliser. Par exemple, les spécifications requises varient bien selon qu’il s’agit d’un séminaire d’entreprise ou d’une formation. Les spécificités de l’événement doivent guider le choix du local adapté.

Une formation

Pour donner une formation, la location salle de réunion bien équipée est une bien meilleure option. Entre autres, elle doit disposer de :

• Un projecteur ;
• Un écran ;
• Un tableau blanc ;
• Des micros ;
• Un accès à internet, etc.

Ces éléments sont d’une importance capitale pour la réussite d’une formation. De plus, la salle doit être modulable en fonction des besoins spécifiques des participants et du formateur.

Un séminaire d’entreprise

Un séminaire d’entreprise est une activité qui rentre dans le management des ressources humaines. C’est une réunion de travail à laquelle sont associées des activités de détente.

Ainsi, la salle de réunion à louer pour ce type d’événement doit être conviviale et motivante pour mettre à l’aise tout le personnel. Elle devrait aussi permettre de réaliser des activités aussi bien professionnelles que ludiques.

Un afterwork

Il est tout à fait possible de louer une salle de réunion pour un afterwork. L’idée de ce type d’activité est d’échanger entre professionnels ou collègues dans un cadre informel et autour d’un apéritif.

Il est donc primordial que cette activité se déroule dans un cadre où il y a une animation culturelle, des jeux, la possibilité d’avoir un atelier de dégustation, etc.

Par ailleurs, quel que soit le type d’activité, il est nécessaire de tenir compte du confort des participants pour louer une salle de réunion.

La localisation de la salle de réunion

La situation géographique est pareillement importante pour choisir une salle de réunion. Selon l’activité à réaliser, vous pourrez déterminer s’il faudra aller dans un quartier dynamique ou plutôt opter pour le calme de la campagne.

De plus, la localisation de la salle de réunion doit tenir compte de l’accessibilité pour les participants. Vous devez vérifier par exemple si elle est accessible en voiture ou à moto et s’il y a des infrastructures dans les alentours pour faciliter l’accès à tous (arrêt de bus, gare, aéroport, etc.).

Il est également judicieux de vérifier la présence à proximité de commerces, de lieux de restauration, d’un hôpital et de bien d’autres infrastructures. Elles permettent en effet à tous les participants de satisfaire aisément leurs besoins dans un cadre idéal.

La capacité d’accueil de la salle

La capacité d’accueil est un critère de premier plan à prendre en compte pour louer une salle de réunion. En effet, le confort des participants est l’un des points sur lesquels on évalue la réussite d’une activité.

Par exemple, louer une salle d’une capacité d’accueil de 30 places pour finalement avoir 50 participants dénote clairement d’un grand problème d’organisation. Il en est de même si vous louez une salle de 200 places pour seulement une centaine de participants.

Vous devez faire un travail préliminaire pour déterminer le nombre exact de participants à l’événement afin de trouver une salle appropriée. Choisissez une salle sur mesure pour optimiser l’attention des participants et garantir le confort de tous.

Le style et le standing de la salle

Lorsqu’on choisit d’externaliser une activité, c’est aussi pour se retrouver dans un cadre nouveau. Le style et le standing doivent en effet être pris en compte pour permettre aux participants de faire une expérience agréable. Toutefois, ils doivent encore correspondre aux besoins de l’activité.

Vous pourrez donc opter pour une salle de réunion conventionnelle, raffinée ou atypique. Par ailleurs, l’éclairage, la décoration, la configuration et la disposition de la salle sont des éléments qui définissent un certain style que vous pourrez apprécier ou non pour l’événement.

Le budget

Une salle de réunion vaste et bien équipée a clairement un plus grand coût qu’une autre plutôt modeste. Il est ainsi primordial de tenir compte de son budget pour choisir un cadre approprié à louer pour une activité.

Faites un budget prévisionnel en déterminant tous les éléments nécessaires à la réussite de l’événement. Tenez aussi compte des frais annexes pour avoir une idée juste de ce qu’il faut prévoir. Généralement, la localisation de la salle et le nombre de places influencent grandement le coût total.Pour finir, il est important d’engager ces démarches très tôt pour faire une bonne réservation de salle de réunion.