Tout ce que vous devez savoir sur le concept procure-to-pay
À une époque où la concurrence est particulièrement rude, les entreprises doivent opter pour des solutions efficientes pour atteindre leurs objectifs. L’une d’elles est le procure-to-pay qui désigne le processus d’achat d’une entreprise, notamment de la demande d’un service ou d’un produit, jusqu’au paiement. Si vous souhaitez en savoir davantage sur le procure-to-pay, nous vous invitons à lire cet article.
Points abordés dans cet article
Le procure-to-pay : qu’est-ce que c’est ?
Encore appelé purchasse-to-pay, la définition du procure to pay n’est rien d’autre que le flux d’activité d’une entreprise. Il s’étend de la demande d’achat auprès des fournisseurs, jusqu’au paiement des factures, en passant par l’approvisionnement. Par ailleurs, plus qu’une simple succession d’activités, ce concept englobe également la digitalisation et la rationalisation des processus dans le but d’améliorer la productivité.
Les étapes de la mise en œuvre du procure-to-pay
Le procure-to-pay se réalise principalement en quatre étapes, à savoir : la demande d’achat, l’approvisionnement, la gestion des factures et le paiement.
La demande d’achat
Elle prend en compte la recherche sur le marché des produits et services dont l’entreprise a besoin, la création d’un panier, le traitement et l’autorisation de la demande, etc.
L’approvisionnement
Cette étape englobe la création du bon de commande, le suivi et la réception des marchandises, l’évaluation de la conformité des produits reçus aux commandes effectuées.
La gestion des factures
Elle consiste à la réception, au tri, à la validation, au rapprochement, et au traitement des factures délivrées par les fournisseurs.
Le paiement des fournisseurs
C’est la toute dernière étape du procure-to-pay. Elle consiste au règlement des factures, et à la mise à jour du compte fournisseur.
Quelle stratégie adopter pour mettre en place un système procure-to-pay performant ?
Comme vous pouvez le voir ici, la mise en place d’un système procure-to-pay efficace passe par le respect d’un certain nombre d’étapes. Toutefois, chaque entreprise peut effectuer les ajustements qu’il juge nécessaires pour un résultat optimal.
Identifier vos besoins
La toute première chose à faire dans le cadre de la mise en place d’un système procure-to-pay efficace est d’identifier et de formuler vos besoins en produits ou services. Veuillez toutefois tenir compte des contraintes budgétaires, et définir clairement les critères sur lesquels vous vous baserez pour choisir vos fournisseurs. Enfin, pour gagner du temps et simplifier les transactions, il est conseillé d’opter pour une demande d’approvisionnement en ligne. On parle du e-procurement.
Sélectionner les fournisseurs
Après avoir identifié vos besoins en produits et en services, vous devez procéder à la sélection de vos fournisseurs. Pour un choix judicieux, veuillez tenir compte du type de produit que vous recherchez, de votre budget, et de la capacité de l’entreprise à se conformer à vos règles procure-to-pay.
Négocier les contrats
L’objectif de toute entreprise est de faire des profits. Vous devez donc prendre tout votre temps pour négocier les meilleurs tarifs, et les meilleures conditions de paiement et de livraison possible.
Effectuer une demande d’achat complète
Avant de passer une commande auprès de votre fournisseur, vous devez vous assurer que votre demande soit la plus complète que possible.
Vérifier la conformité des produits reçus aux commandes dès leur réception
Vous devez mettre place une équipe spéciale chargée de contrôler la conformité des produits reçus à la demande initiale. Pour ce faire, ils doivent comparer le bon de commande au bon de réception pour s’assurer de la concordance des prix, des quantités, et de la qualité des produits.
Effectuer un rapprochement des factures
Les comptables de votre entreprise doivent effectuer un rapprochement des factures. Cela consiste à comparer les factures entrantes avec les bons de commande ou tout autre document, pour attester leur correspondance.
Procéder au paiement des factures
Conformément aux modalités définies avec les fournisseurs, vous devez procéder au paiement des factures après le rapprochement. N’oubliez toutefois pas de mettre à jour vos registres comptables après cette opération.
Les avantages du procure-to-pay
L’adoption du procure-to-pay est avantageuse à de nombreux égards.
Gagner du temps
Le traitement manuel des différentes étapes du cycle fournisseur prend énormément du temps. En optant pour le procure-to-pay, vos équipes gagneront du temps, et pourront se consacrer davantage à des activités à forte valeur ajoutée.
Diminuer les risques d’erreur
Le traitement manuel des achats entraine un risque élevé d’erreurs que vous pourrez considérablement réduire en optant pour l’automatisation des processus.
Faire des économies
En réduisant les risques d’erreurs liées au processus d’achat, vous aurez l’assurance de ne pas payer plus que ce qu’il ne faut pour vous approvisionner. Par ailleurs, l’amélioration de la productivité associée au procure-to-pay favorisera l’augmentation de votre chiffre d’affaires.
Gagner la confiance des fournisseurs
Favorisant une meilleure communication, des délais de paiement plus courts, et moins d’erreurs, le procure-to-pay permet de gagner et de maintenir la confiance des fournisseurs.
Jouir d’une bonne réputation
En optant pour le procure-to-pay, votre entreprise sera réputée pour sa rigueur, et son sérieux. Ainsi, vous deviendrez l’une des références dans votre secteur d’activité.
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