Changement de dénomination sociale : quelles formalités accomplir ?

Les sociétés peuvent parfois changer de nom au cours de leur vie, on dit alors qu’elles changent de dénomination sociale. Même si cela correspond à un changement mineur et non complexe au niveau administratif et au niveau de la société, il faut néanmoins être vigilant sur les étapes du changement de dénomination sociale et sur les conséquences.

Les réflexes à avoir avant de décider de changer de dénomination sociale

La vérification sur la base de l’INPI

Avant de procéder à un changement de dénomination sociale, il faut procéder à un contrôle appelé rapport d’antériorité qui consiste à chercher sur la base marques du site de l’INPI afin de vérifier qu’il n’y aura pas de possible conflit de marques entre deux entreprises. Il est particulièrement important d’y veiller car cela peut engendrer des coûts importants en termes procéduraux si une action judiciaire est engagée contre la société.

La vérification de la disponibilité du nom de domaine

De même que la vérification de la disponibilité de la marque que la société souhaite utiliser, il faut également vérifier si le nom de domaine choisi n’est pas déjà utilisé par une autre société déjà en activité.

Réfléchir à l’impact sur la clientèle

Changer la dénomination sociale d’une entreprise peut également être une décision qui impacte la clientèle de la société puisque le nom d’une société comporte un élément distinctif par rapport à ses concurrentes sur le marché. Ainsi, il faut se questionner sur l’éventuelle perte de notoriété et donc de perte de clientèle engendrées par la modification de la dénomination sociale. Informer les clients et partenaires de l’entreprise (comme indiqué dans la partie sur les formalités) pourra permettre de courcircuiter cette éventuelle perte de clientèle en expliquant et informant sur ce changement dans la vie de la société.

La décision de changement de dénomination sociale

Le changement de dénomination sociale est une décision qui engendre obligatoirement une modification des statuts et des formalités à accomplir.

La décision au sein d’une SARL ou EURL

Au sein d’une SARL ou d’une EURL, la modification de la dénomination sociale est décidée par les associés qui se réunissent en assemblée générale extraordinaire (AGE) après que le dirigeant a convoqué les associés en amont. En cas de décision prise dans une EURL ou SARL unipersonnelle, la décision sera prise par l’associé unique seulement.

La décision au sein d’une SAS ou SASU

Au sein d’une SAS, la décision n’est en revanche pas obligatoirement prise par une décision collective des associés réunis en assemblée générale extraordinaire. En effet, le changement de dénomination sociale peut également intervenir par une décision de l’organe qui s’est vu conférer ce pouvoir de modification par les statuts.

En cas de décision prise dans une SASU, la décision sera prise par l’associé unique, comme pour l’EURL et la SARL unipersonnelle.

La décision au sein d’une SA

Au sein d’une SA, la modification de la dénomination sociale est décidée par les actionnaires réunis en assemblée générale extraordinaire qui sont convoqués obligatoirement en amont par l’organe compétent pour la modification de dénomination sociale.

La procédure à suivre pour un changement de dénomination sociale

Le procès-verbal d’assemblée générale

Une fois l’assemblée passée, il est obligatoire de rédiger un procès-verbal d’assemblée qui retranscrit les résolutions prises en assemblée. C’est ce document qui permet d’acter la décision de modification de la dénomination sociale. Il doit contenir les mentions suivantes : 

• Une résolution de changement de dénomination sociale ;
• Une précision de l’ancienne dénomination sociale ;
• Une indication que les statuts ont été bel et bien modifiés en fonction de ce qui a été décidé.

L’avis de modification dans un journal d’annonces légales

Il est ensuite nécessaire de publier un avis de modification dans un journal d’annonces légales (JAL). Celui-ci doit contenir les éléments suivants : 

• L’ancienne dénomination sociale de la société et son logo ;
• La forme juridique de la société ;
• Le montant du capital social ;
• L’adresse du siège social ;
• Le numéro RCS de la société suivi du nom de la ville où se situe le greffe correspondant au lieu d’immatriculation de la société ;
• L’organe de décision et la date de l’assemblée ;
• La précision que la dénomination sociale a été modifié ;
• La nouvelle dénomination sociale de la société.

Nota bene : Cette formalité n’est pas gratuite, son prix dépend du journal choisi et du nombre de caractères de l’annonce publiée.

La mise à jour des statuts

La dénomination sociale est une des informations qui doit impérativement figurer dans les statuts d’une société commerciale. Ces derniers doivent coller parfaitement à la réalité de l’activité de la société. Ainsi, les statuts de la société doivent être mis à jour afin de les adapter à la décision prise en assemblée.

Le dépôt de documents auprès du CFE

Enfin, il faut déposer un certain nombre de documents auprès du centre de formalités des entreprises (CFE) dont la liste est reprise ci-après :

• Un exemplaire du procès-verbal de la décision unique (SASU ou EURL), d’assemblée de l’assemblée générale extraordinaire (SAS ou SARL) ou de l’organe (en SAS), qui retranscrit la décision de changement de la dénomination sociale ;
• Un formulaire M2 dûment rempli, en 3 exemplaires, dans le cas où la modification de l’objet social touche à l’activité principale de la société ou un pouvoir en original signé par ce dernier si le formulaire est rempli par une autre personne ;
• Une copie certifiée conforme des statuts mis à jour ;
• Une attestation de parution d’un avis de modification dans un journal d’annonces légales ;
• Une copie du diplôme, du titre, de l’agrément ou de l’autorisation d’exercice si la nouvelle activité est réglementée ;
• Enfin, un chèque à l’ordre du greffe du tribunal de commerce d’un montant d’environ 200 euros (le budget à prévoir correspond à ce coût en plus du coût de l’annonce légale).

Nota bene : la procédure peut se faire en ligne afin de gagner du temps.

Les formalités postérieures au changement de dénomination sociale

Quelques formalités sont à prévoir en plus de celles décrites ci-dessus mais qui sont également très importantes. Ce sont les formalités suivantes :

• Réaliser le dépôt de marque auprès de l’INPI afin de protéger la nouvelle dénomination sociale ;
• Signaler le changement de dénomination sociale à l’INPI en cas de possession de marque ou de brevet par la société ;
• S’atteler à la modification du logo, des documents utilisés par la société avec l’ancienne dénomination sociale ainsi que du site web et les immatriculations des véhicules de la société si elle en possède ;
• Réserver le nom de domaine choisi avec les bonnes extensions ;
• Signaler la modification de la dénomination sociale aux partenaires de la société, aux clients ou encore à des services utilisés quotidiennement tels que La Poste.